Eg skal handtere eit varsel

Det er viktig at du som skal handtere eit varsel får god bistand og har tilgang til gode verktøy for å løyse denne viktige oppgåva. I stega under finn du skildringar og råd for å vere førebudd i ei varslingssak. Informasjonen er retta mot deg som er tillitsvald eller tilsett i idretten.

Innhald: 

Forarbeid

Før saksbehandling av eit varsel startar

Før ein startar med saksbehandling av eit varsel, er det viktig å få på plass kven som skal vere saksbehandlarar, planleggje saksgangen og avklare ansvar for oppfølging av involverte personar. Det er òg viktig å tenkje gjennom korleis de vil gjennomføre saksbehandlinga og oppbevare informasjon knytt til saka.

Før de startar saksbehandlinga av ei varslingssak, bør de gå gjennom:

• Oppnemning av saksbehandlarar og deira ansvar
• Oppfølging av personar involvert i saka
• System for behandling av varsel

Oppnemne saksbehandlarar og deira oppgåver

I alle varslingssaker skal det oppnemnast to saksbehandlarar som har ansvar for handteringa frå start til slutt. Saksbehandlarar kan oppnemnast av styret per sak, eller for ein periode, og så få saker tildelt etter kvart som dei kjem inn. I nokre tilfelle, i større organisasjonsledd, blir saksbehandlarar oppnemnde av dagleg leiar. I tråd med idretten sin rettleiar for handtering av varslingssaker, blir det anbefalt at ein eller begge saksbehandlarane er medlemmar av styret, og at det er både ei kvinne og ein mann med i behandlinga av saka.

Saksbehandlarane har ansvar for å vurdere, undersøkje og lage ei innstilling til konklusjon i varslingssaka, før styret fattar vedtak. Det er òg eit viktig ansvar å sørgje for at partane i saka blir ivaretatt, og at prinsippa for god saksbehandling blir følgde. I tillegg har saksbehandlarane ansvar for å loggføre alle handlingar, møte og andre aktivitetar. Dette er viktig for sporbarheit i etterkant, dersom det skulle kome spørsmål, og det er eit godt verktøy når saka skal oppsummerast til slutt.

Prinsippa for god saksbehandling er:

• Å vere upartisk og ikkje ha personlege interesser i saka (habilitet)
• Å ikkje dele fortrolig informasjon (konfidensialitet)
• At den det blir varsla om, får høve til å forklare seg om det hen er skulda for (kontradiksjon)

Oppfølging av personar involvert i saka

Ei god handtering inneber å ta vare på både den som har varsla og den det er varsla om medan saka pågår. I alvorlege varslingssaker kan dette òg inkludere andre involverte, som vitne eller pårørande. Nokre råd til kva de kan gjere:

• Etabler ein kontaktperson for partane i saka. Personen må gi god informasjon undervegs og vere open og tilgjengeleg for spørsmål. Dette er spesielt viktig for å gjere involverte trygge. Ver klar over at det varierer kva slags informasjon kvar enkelt ønskjer. Nokre vil ha mykje informasjon, medan andre ønskjer minst mogleg kontakt.
• Avklar forventningar med involverte partar frå starten. Dette kan vere forventningar til tidsramme, korleis samtalar skal gjennomførast, og kva den enkelte kan få innsyn i.
• Dersom varslar eller den det er varsla om ønskjer det, hjelp til med å finne ein støtteperson som kan vere med både undervegs og etter saka er avslutta. Personen kan fungere som samtalepartnar og vere med i møte med saksbehandlarane. Dei fleste finn ein slik person sjølve, men dersom dei ikkje har det, er det eit viktig tiltak for å auke tryggleiken i det som for mange kan vere ein krevjande prosess.
• Vurder jamleg om éin eller fleire av partane har behov for profesjonell støtte. Verken saksbehandlarar eller støttepersonar bør ta rolla som psykolog. Ved akutt behov for psykisk helsehjelp bør de kontakte sosial legevakt, eller for vidare oppfølging, lokalt DPS.

Mottak

Det er viktig å starte rett i handteringa av eit varsel. Første mottak av varselet er i mange tilfelle første gong varslar tek kontakt for å fortelje kva som har skjedd, eller kva hen har oppdaga. Det er viktig å ha tenkt gjennom korleis du møter varslar på ein god måte, og at du sikrar at varselet blir riktig dokumentert.

Første mottak av varselet

Eit varsel kan kome skriftleg eller munnleg – frå e-post, til ei chatmelding, eller ein munnleg samtale på telefon, eller ansikt til ansikt. Om varselet kjem skriftleg, er det viktig å svare personen innan kort tid at varselet er motteke, kva du vil gjere vidare og når varslar kan vente å få meir informasjon om behandling av saka.

Om varselet kjem munnleg, er det viktig å ta vare på personen der og då og sørgje for at varselet blir dokumentert skriftleg. Finn ein eigna stad å ha samtalen, og ha det du treng for å notere ned det som blir sagt. Lytt til det som blir fortalt og vis at du tek det på alvor. Noter ned det varslar seier. Informer om at det som blir sagt er konfidensielt, men at det vil bli delt med dei som handterer varsel i ditt organisasjonsledd.

Om du ikkje er rette personen til å ta imot varsel, informer om at du vil vidareformidle varselet til dei som har ansvaret for å følgje opp. Sjekk gjerne kort tid etterpå at det blir følgt opp.

Registrering av varselet

Dei viktigaste punkta å få med ved mottak av eit varsel er:

• Kva har skjedd?
• Kvar skjedde det?
• Når skjedde det?
• Kven blir det varsla om?

Det kan òg vere relevant å vite kven som har hatt ansvar for arrangementet eller aktiviteten der hendinga skjedde. Spør òg om det finst andre som har informasjon om saka eller har opplevd noko liknande. Om det finst anna dokumentasjon i saka, som chatmeldingar, bilete, film eller lydfiler, bør dette samlast inn viss varslar vil.

Noregs idrettsforbund tilrår at du brukar MittVarsel for å registrere informasjonen, og at varslar sjølv skriv inn informasjonen i det digitale varslingsskjemaet.

Ta vare på varslar og den det er varsla om

Det er viktig å tenkje gjennom heilt frå starten av kva ein kan gjere for at varslar skal føle seg trygg og ivareteken. Dette gjeld òg den det er varsla om. Nokre gode råd:

• Etabler ein ansvarsperson for kvar av partane – varslar, utsett (viss det er ein annan enn varslar), og den det er varsla om.
• Avklar forventningar og gi god informasjon om saksgang. Om mogleg, gi ei oversikt over tidslinja vidare.
• Ver open og tilgjengeleg for spørsmål. Vis tolmod viss det kjem mange spørsmål – folk har ulike behov for informasjon for å kjenne seg trygge.
• Om saka er omfattande og tek tid, forklar kvifor, og hald alle informerte om framdrifta.
• Evaluer jamleg om nokon av partane treng profesjonell støtte.

Avklare

Etter at varselet er motteke, men før du startar undersøkinga, bør du gjere fleire innleiande avklaringar. Dette er viktig for å sikre ei god prosess og riktig behandling, både i og utanfor idretten.

1. Er dette eit varsel?

Å varsle betyr å melde frå eller å advare om kritikkverdige eller ulovlege hendingar eller handlingar i laget, forbundet eller krinsen.

Handlingar som bryt med idrettens regelverk, retningslinjer eller etiske normer vert rekna som kritikkverdige forhold. Ei melding om dette er å rekne som eit varsel.

Du kan varsle om alt frå økonomisk underslag til trakassering, mobbing, hatefulle ytringar eller diskriminerande åtferd.

Det finst òg ting som ikkje er varsel, til dømes:

• Misnøye eller usemje rundt avgjerder fatta etter regelverket.
• Saker som ikkje er brot på idrettens regelverk.
• Forhold som gjeld personar eller situasjonar utanfor idrettens ansvar.

2. Er dette noko som ditt organisasjonsledd skal handtere?

Hovudregelen er at saker skal behandlast av det organisasjonsleddet der det kritikkverdige forholdet fann stad.

Dersom varselet gjeld personar eller aktivitetar knytte til ditt idrettslag, særforbund, idrettsråd eller krins, skal saka handterast lokalt.

Dersom det ikkje skjedde i ditt organisasjonsledd, skal varselet vidareformidlast til rett stad.

3. Er dette ei politisak?

Vurder straks om saka kan vere eit lovbrot og bør meldast til politiet. Det skal vere låg terskel for å kontakte politiet for råd.

Du kan ringe ditt lokale politi og få vurdert om dei meiner dette er ei sak for politiet. I pågåande politisaker bør de samarbeide godt, og ikkje øydelegge politiet si etterforsking.

Merk at sjølv om saka blir henlagt hos politiet, kan idretten likevel reagere viss det er sannsynleg at noko har skjedd.

4. Bør den det er varsla om suspenderast medan saka er under behandling?

Vurder om vedkommande kan halde fram i rolla si:

• Kor alvorleg er saka?
• Er det fare for gjentaking?
• Må vedkommande takast ut for å ivareta varslar?

Suspensjon kan skje ved styrevedtak som blir sendt til NIF si påtalenemnd eller direkte til domsutvalet. Alternativt kan det lagast avtale med vedkommande om mellombels fråvær.

5. Er personen tilsett?

Viss vedkommande er tilsett, gjeld arbeidsmiljølova i tillegg til idrettens regelverk. Sjå Arbeidstilsynet sine sider for meir informasjon.

Undersøke

Å undersøkje eit varsel betyr å kartleggje kva som har skjedd gjennom samtalar og dokumentasjon.

Du gjennomfører individuelle samtalar med varslar, eventuelt utsett, vitne og til slutt med den det er varsla om. Hensikta er å få klarheit i fakta og innhente dokumentasjon (meldingar, e-post, bilete, video, osv.).

Råd til samtalane

• Samtalane bør gjennomførast i fast rekkefølgje: først varslar/utsett, så vitne, deretter den det er varsla om.
• Prinsippet om konfidensialitet må informerast om og haldast.
• Send skriftleg innkalling, men gjerne ta ein telefon først for å unngå overrasking.
• Innhaldet i innkallinga bør vere tydeleg og informativt.

Gjennomføring

• Ha samtalane i eit roleg og avskjerma rom. Vi tilrår fysisk møte, men digitalt kan nyttast ved behov.
• To saksbehandlarar bør vere til stades – ein stiller spørsmål, den andre skriv referat og følgjer opp.
• Lag samtaleskjema på førehand og hald strukturen lik for alle samtalar.
• Ver open, lytt, og la personen snakke i eigne ord utan avbrot.
• Gjer greie for kva som har skjedd i saka så langt, og forklar vidare saksgang på slutten.
• Høyr gjerne kva varslar/utsett treng for å føle seg trygg og for å halde fram i idretten.

Referat

• Skriv kortfatta referat og send til gjennomlesing og godkjenning.
• Det bør innehalde det relevante frå samtalen, kva som er sagt og eventuelle brot på reglar.
• Den som blir intervjua kan foreslå rettingar – dette må noterast, sjølv om du er ueinig.
• Dokumentasjon (bilete, meldingar, politiuttalar osv.) skal leggjast ved og oppbevarast trygt etter GDPR.
• MittVarsel er ein trygg, kryptert portal for dokumentlagring.

Skilje mellom undersøking og etterforsking

Som saksbehandlar i frivillig organisasjon skal du ikkje etterforske som politiet. Di oppgåve er å kartleggje fakta, ikkje å bevise brotsverk. Politiet tek seg av etterforsking. Du skal berre hente inn informasjon gjennom samtalar og dokumentasjon som partane gir frå seg.

Konkludere

Det er viktig å få på plass eit tydeleg mandat og klåre ansvarsforhold for handteringa på førehand, og å sørgje for ei god oppsummering og avslutning i etterkant av saksbehandlinga i ei varslingssak. Nedanfor finn du nyttig informasjon og råd både når du nyleg har teke imot eit varsel, og når du er i sluttfasen av å handtere ei varslingssak.  

Etterarbeid

Det er viktig å sikre ei god avslutning og oppfølging av varslingssaka

Eit godt etterarbeid inneber både å informere rette personar om saksgang og konklusjon i saka, å følgje opp konklusjonen, og å sørgje for at informasjon i saka blir lagra på ein trygg og sikker måte.

Informere involverte partar

Når styret har fatta eit vedtak om utfallet av varslingssaka, skal både den som har varsla og den det er varsla om, få informasjon om dette. Informasjonen skal delast i eigne brev til kvar av dei, slik at dei får informasjonen skriftleg. Brevet bør sendast på ein trygg måte til mottakar. Dette kan gjerast via kommunikasjonsfunksjonen i MittVarsel, på kryptert e-post, eller via vanleg post.

Dersom det er andre involverte i saka, skal dei få informasjon om at saka er ferdig behandla, men dei skal i utgangspunktet ikkje få detaljar om utfallet. Det kan finnast unntak, men dette må vurderast konkret i kvar enkelt sak. Ta gjerne kontakt med idrettskrinsen din eller rådgivarar i NIF dersom du er usikker.

Følgje opp konklusjon og vedtak i saka

Etter at partane er informerte om utfallet, skal styret òg følgje opp konsekvensane av saka og sørgje for at eventuelle reaksjonar blir gjennomførte.

Dette kan innebere å informere andre organisasjonsledd om saka, eller å sende ho vidare til påtalenemnda. Men det kan òg vere at reaksjonen berre blir gjennomført internt i organisasjonsleddet.

Oppsummering, lagring og avslutning av saka

Det er viktig å sikre at all relevant informasjon i saka er lagt inn og lagra på ein trygg og sikker måte. Dersom du har brukt MittVarsel, eller eit liknande kryptert system, kan alt framleis liggje lagra der. Har du informasjon lagra andre stader, som på e-post eller PC, bør dette leggjast inn i systemet de nyttar, og deretter slettast frå andre stader.

Styret vil i ei varslingssak få tilgang til sensitiv informasjon. Det er viktig at denne informasjonen blir halden konfidensiell og ikkje blir delt med fleire enn nødvendig, også i etterkant av saka. Dette er viktig for å førebyggje rykte når saka er ferdig behandla. Målet er at personar som har varsla og/eller vore utsette i ei sak, skal føle seg trygge og ønskje å halde fram i aktiviteten som før. Å førebyggje rykte og negative kommentarar er eit viktig tiltak for å sikre dette.

Varslingssaker kan vere belastande

Varslingssaker kan opplevast som belastande for varslaren, den det er varsla om, og andre involverte. Nokre kan ha behov for nokon å snakke med etter at saka er avslutta. Det kan då visast til relevante hjelpetelefonar dersom det er behov.